Imparare a usare meglio la posta elettronica, non è mai troppo tardi

Tutti usiamo l’email, ma diresti di spenderci il giusto tempo e usarla veramente bene?

posta elettronica

Il primo libro dell’anno che termino è Unsubscribe. Un libro snello, letto in formato ebook, che offre consigli pratici su come gestire meglio la posta elettronica. Il libro comincia con alcune considerazioni, avallate da ricerche scientifiche, sul perché l’email può creare dipendenza, perché è facile mal interpretare un messaggio. Il tutto per superare questi ostacoli e avere un approccio più sano, sereno, efficiente alla posta elettronica, che occupa comunque molto (troppo) tempo della nostra vita lavorativa.

Cosa ho imparato

Ho scoperto una estensione per il browser che permette di bloccare la visualizzazione della posta in arrivo su Gmail. Si può semplicemente oscurarne la visualizzazione o, in caso di debolezza, bloccarla per alcune ore predefinite. perché far questo? Perché si può inviare posta o agire sui messaggi già divisi in altre cartelle, senza essere distratti dalla posta in arrivo. Magico! Inbox When Ready.

La prima conseguenza è che ho deciso di dedicare alla consultazione dell’email due soli blocchi sulla mia agenda quotidiana: il primo alle 11 e il secondo alle 17, per 30-60 minuti massimo. In questo modo non ho la tentazione di vedere se c’è qualcosa di nuovo e limito il botta e risposta e l’uso improprio dell’email. Lo sto sperimentando ormai da una settimana ed è un vero toccasana. Il resto del tempo è dedicato al lavoro vero.

Da ieri ho cominciato un’altra sperimentazione colta da un link inserito nel libro. Dal metodo in cui le email su cui agire venivano spostate su una cartella “Answer”, per liberare la posta in arrivo e non perdere di vista le attività da completare – al di là di quelle su cui è stato già possibile intervenire in meno di due minuti – sono passato al completo svuotamento dell’email dalle cose da fare, che sono archiviate ed entrano direttamente in Asana (vedi allegato). Asana è il mio cuore pulsante di attività e di progetti, lontano dalla distrazione della posta elettronica.

email workflow

Ultima novità che devo implementare è la suddivisione di mittenti in tre fasce di priorità: i VIP, gli altri conosciuti, gli sconosciuti. Mi sono accorto, leggendo il libro, che spesso considero prioritaria la risposta a email di sconosciuti, a svantaggio della risposta a chi conosco o a messaggi più importanti dei VIP (clienti, amici stretti). Con Asana potrò programmare la risposta dei messaggi meno importanti, spostandoli avanti nel tempo. Questo ha un ulteriore vantaggio: se chi ti scrive sa che i tuoi tempi di risposta non sono da chat, finirà per usare il telefono in caso di emergenza, limitando l’abuso di email.

Unsubscribe è un libro che si legge in meno di un paio d’ore e te lo consiglio.