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Nuove regole per comunicare e lavorare bene

Scritto da:

Luca Conti
Photo by Yogas Design

Concentrarsi su un nuovo progetto significa, per prima cosa, fissare nella propria agenda settimanale (e giornaliera) i blocchi di tempo necessari a portare avanti il progetto. Il passaggio successivo è difendere questi spazi dalle distrazioni. Come per le misure per contrastare la pandemia, più si adottano regole nette, semplici, facili da implementare, più si ha possibilità che le regole vengano rispettate. Nel caso in questione controllore e controllato sono la stessa persona, quindi vale ancor di più il concetto di regole semplici, che generano il minor attrito possibile nell’attuazione.

Tornato da due mesi ad avere uno smartphone ho capito qualche giorno che è giunto finalmente il momento di tornare ad avere delle regole per limitarne l’uso allo stretto indispensabile e alla vera utilità. Mi sono dati quindi dei limiti rispetto a tre fattori chiave, legati alla comunicazione interpersonale. Il fatto che siamo quasi tutti confinati e isolati ha fatto sì che l’uso di chat, email, telefonate sia aumentato nell’ultimo anno, per ovviare al desiderio di socialità. Non sono contro l’uso di nessuno di questi canali, anzi. Ognuno svolge una funzione e va usato per i benefici che apporta, consapevole però che sono io a usarli quando voglio e non chi comunica con me e a decidere quando interrompere il mio lavoro. Il tempo dedicato a creare, specialmente per chi ha un lavoro digitale creativo, va salvaguardato e protetto. Questo è quanto ho deciso di sperimentare. Adoro sperimentare.

Messaggistica istantanea e chat

4 finestre di tempo definito

Molti di noi sono abituati a usare la messaggistica istantanea come un canale di comunicazione continuo, tutto il giorno. Vuoi ricordare a una persona una cosa da fare? Vuoi sapere come sta? Non sai cosa fare e vuoi socializzare? Vuoi proporre o segnalare qualcosa? In tutte queste occasioni è prassi ormai, per adolescenti e ultra 70enni, mandare un messaggio. Chi ha queste abitudini spesso ha anche le notifiche attive, quindi come il cane di Pavlov risponde in tempo reale a ogni sollecitazione esterna.

Lo smartphone è utile a mantenere attivo un canale di comunicazione, come la chat, anche quando non sei a casa davanti al computer, come ero abituato nell’anno senza. A casa però, lavorando concentrato, non posso essere distratto, né tentato dal vedere chi mi ha scritto o sollecitare altri in un momento di procrastinazione. Per questo ho deciso di prendere lo smartphone in mano e controllare chat e messaggi solo 4 volte al giorno: alle 8, alle 12, alle 16 e alle 20. Posso starci qualche minuto o il tempo necessario a leggere e rispondere, poi basta. Se c’è qualche urgenza c’è il telefono. Tutto il resto può attendere.

Questa tecnica ha l’effetto collaterale positivo di perdere l’abitudine di prendere in mano il telefono decine di volte al giorno, quasi come un riflesso automatico. Lo smartphone è meraviglioso, ma sta in un’altra stanza a meno che non debba svolgere una funzione ben precisa.

Email

Preferendo la comunicazione asincrona della posta elettronica alla messaggistica istantanea e ai social media, sono tornato alla cattiva abitudine di tenere una scheda del browser attiva sull’email, con l’effetto di essere distratto dall’arrivo di ogni nuovo messaggio.

Primo cambiamento è aprire la posta elettronica solo in alcune fasce orarie della giornata. In passato avevo un messaggio automatico che avvertiva come non rispondessi in tempo reale all’email, non perché ero fuori ufficio, in vacanza o in viaggio, ma perché avevo altro da fare. Oggi ho deciso di controllare l’arrivo di nuovi messaggi e rispondere solo in tre momenti della giornata: alle 10,30 dopo colazione (per il digiuno intermittente 16-8 faccio colazione in genere alle 10), alle 14 dopo pranzo e alle 18,30 dopo cena.

Secondo cambiamento è limitarne l’uso ancor di più di quanto abbia fatto con filtri e separazione delle newsletter su un altro indirizzo: fare sì che ogni sessione non duri oltre 30 minuti e che la posta in arrivo non sia un insieme di azioni da compiere. Vedremo se sarà sufficiente per ottimizzare la comunicazione, se il tempo è fin troppo o se due momenti della giornata siano meglio di tre.

Niente telefonate

Nel mio periodo semi sabbatico, per di più senza smartphone, ho incentivato le persone a telefonarmi. Prima ancora dell’emergenza sanitaria e dell’isolamento avevo preso l’abitudine di sentire vari amici, regolarmente, al telefono. Il risultato, oggi che sono concentrato su nuovi progetti con molto più tempo a creare, è che subisco troppe interruzioni, anche lunghe dalle chiamate che ricevo. Cosa fare?

Una sperimentazione è di non rispondere ad alcuna telefonata dalle 9 alle 12 e dalle 14 alle 17 di ogni giornata in cui ho bisogno di concentrarmi. Se qualcuno mi chiama non rispondo e, se chi mi ha cercato non mi ha già scritto un messaggio o una email nel frattempo, richiamo quando posso.

L’attenzione va preservata a ogni costo

Queste nuove regole non mi impediranno di procrastinare, se ne sentissi l’urgenza. Non sono quindi una risposta definitiva alla necessità di difendere il tempo per creare, ma un contributo lo possono dare. Ne sono certo. Da oggi queste regole diventano quotidiane e avremo modo tra qualche tempo di verificare l’effetto che hanno generato. Se mi vedrai scrivere più spesso, avrai già una parziale risposta.

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  1. Usi dei particolari tool per limitare il controllo dell’email e delle chat solo a determinare ore?
    Banalmente, un allarme?
    O semplicemente forza di volontà? 🙂

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